Power Automate Approvals – ระบบอนุมัติงานการแจ้งซ่อมแบบต่างๆ และการตอบกลับ | Power Automate

ในโลกการทำงานยุคใหม่ กระบวนการอนุมัติเอกสารหรือคำขออนุมัติลาพักร้อนของพนักงาน ถือเป็นหนึ่งในจุดคอขวดที่สร้างความล่าช้ามากที่สุดในหลายๆ องค์กร การรอใบอนุมัติที่ส่งทางเอกสาร การลืมอ่านอีเมล หรือแม้กระทั่งการที่หัวหน้าเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ ล้วนทำให้กระบวนการทำงานสะดุดลงอย่างเห็นได้ชัด

ใน EP.5 ที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้การบันทึกข้อมูลลงSharePoint Listและ Excel กันไปแล้ว แต่ในบทความนี้เพื่อแก้ปัญหานี้ Power Automate จึงได้รับการออกแบบระบบการจัดการคำขออนุมัติขั้นสูงที่มีชื่อเรียกว่า Power Automate Approvals ขึ้นมา เพื่อให้องค์กรสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การขออนุมัติแบบดิจิทัลที่สามารถอนุมัติได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะกดอนุมัติผ่านอีเมล Outlook, แอปพลิเคชัน Microsoft Teams บนคอมพิวเตอร์ หรือกดปุ่มแจ้งเตือนผ่านสมาร์ตโฟนระหว่างเดินทางก็ตาม

นิยามและประเภทของเครื่องมือขออนุมัติ (Approval Types)

ก่อนจะลงมือปฏิบัติสร้างระบบขออนุมัติลาพักร้อน เรามาทำความเข้าใจประเภทการอนุมัติของตัวเครื่องมือหลักอย่าง Action “Start and wait for an approval” กันก่อนค่ะ เพื่อเลือกให้ตรงตามโจทย์ของกระบวนการในองค์กร:

4 ประเภทการอนุมัติหลักในระบบ:

• Approve/Reject – First to respond (ใครกดก่อนจบงาน): ส่งคำขออนุมัติไปให้ผู้อนุมัติหลายคนพร้อมกัน แต่เมื่อมีผู้อนุมัติ คนใดคนหนึ่ง กดตอบรับ (Approve หรือ Reject) เป็นคนแรก ระบบจะถือว่ากระบวนการนั้นเสร็จสิ้นทันที (เหมาะสำหรับระบบลาพักร้อนทั่วไป ที่หัวหน้าคนไหนในทีมว่างมาอนุมัติก่อนก็ได้)
• Approve/Reject – Everyone must approve (ต้องอนุมัติทุกคน): ส่งคำขออนุมัติไปหาผู้อนุมัติทุกคน และระบบจะรอจนกว่า ทุกคน จะกด Approve ครบทั้งหมด หากมีใครคนใดคนหนึ่งกด Reject งานจะถูกยกเลิกทันที (เหมาะสำหรับงานเบิกงบประมาณสูงๆ หรือเอกสารสัญญาสำคัญ)
• Custom Responses – Wait for one response: การสร้างปุ่มตัวเลือกตอบกลับแบบกำหนดเอง (เช่น “อนุมัติ”, “แก้ไข”, “ปฏิเสธ”) โดยรอคำตอบจากคนแรกที่กดเลือก
• Custom Responses – Wait for all responses: การสร้างปุ่มตอบกลับแบบกำหนดเอง โดยต้องรอให้ผู้อนุมัติทุกคนกดเลือกคำตอบครบทุกคน

ขั้นตอนการสร้างระบบส่งแจ้งเตือนอนุมัติการแจ้งซ่อมแบบทุกคนต้องอนุมัติ (Everyone must approve)

Step 1: เข้าสู่ระบบ Power Automate

1. ล็อกอินเข้าสู่หน้า Microsoft 365 Copilot (www.office.com)
2. คลิกไอคอน Power Automate เพื่อเข้าสู่ระบบจัดการ Flow

Step 2: เริ่มต้นสร้าง Automated Cloud Flow

1. ในหน้า Power Automate ให้คลิกที่ปุ่ม + New flow
2. เลือก Automated cloud flow
3. ตั้งชื่อ Flow ในช่อง Flow name (เช่น Approvals)
4. ในช่องค้นหา Trigger ให้พิมพ์คำว่า form แล้วคลิกเลือก When a new response is submitted (Microsoft Forms) จากนั้นกดปุ่ม Create

Step 3: เลือกแบบฟอร์มแจ้งซ่อมที่ต้องการเชื่อมต่อ

• ในบล็อก Trigger When a new response is submitted:
• คลิกที่ช่อง Form Id แล้วเลือกชื่อแบบฟอร์มที่สร้างไว้ (เช่น ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์ (Maintenance Request))
• เพิ่ม Action Get response details ต่อจาก Trigger เพื่อดึงรายละเอียดข้อมูลจากฟอร์ม

Step 4: (ทางเลือกเสริม) แกะลิงก์รูปถ่ายอาการเสียด้วย Parse JSON

• หากในฟอร์มมีคำถามให้แนบไฟล์รูปถ่าย ข้อมูลรูปภาพจาก Forms จะถูกส่งมาในรูปแบบข้อความ JSON

• เพิ่ม Action Parse JSON เพื่อแยกเอาลิงก์ URL รูปภาพนำมาใช้งานต่อในบัตรขออนุมัติ

Step 5: เพิ่ม Action การอนุมัติ (Standard Approvals)

1. คลิกปุ่ม + New step ด้านล่าง
2. ในช่องค้นหา Action ให้เลือกหมวด Standard approvals
3. คลิกเลือก Action Start and wait for an approval

Step 6: ตั้งค่ารูปแบบการอนุมัติชนิด Everyone must approve

• ในช่อง Approval type: คลิกเมนูดรอปดาวน์แล้วเลือก Approve/Reject – Everyone must approve (กำหนดให้ผู้อนุมัติทุกคนที่ถูกระบุต้องกดอนุมัติครบทุกคน ระบบจึงจะถือว่าอนุมัติผ่าน)

• Title: กำหนดชื่อหัวข้อการแจ้งเตือน (เช่น มีรายการแจ้งซ่อมใหม่: ตามด้วย Dynamic content ประเภทอุปกรณ์และระดับความเร่งด่วน)
• Assigned to: ใส่รายการอีเมลของผู้อนุมัติ (สามารถระบุได้มากกว่า 1 อีเมล โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย ; เช่น test02;phornchitasi)
• Details: ใส่รายละเอียดข้อความแจ้งเตือน โดยดึงค่า Dynamic Content จากแบบฟอร์มประกอบ เช่น ชื่อผู้แจ้ง, อุปกรณ์/สถานที่, อาการเสีย, ระดับความเร่งด่วน, วันที่แจ้ง และลิงก์รูปถ่ายอาการเสีย
• คลิกปุ่ม Save บริเวณมุมบนขวามือเพื่อบันทึก Flow

Step 7: ทดสอบการทำงานและรับผลลัพธ์บัตรอนุมัติ

• เปิดแบบฟอร์ม ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์ บน Microsoft Forms แล้วทดลองกรอกข้อมูลแจ้งซ่อมจริงแล้วกด Submit

• ระบบ Power Automate จะส่งบัตรคำขออนุมัติไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกคนทันทีผ่าน Microsoft Teams (Approvals App) และ Outlook Email
• ผู้อนุมัติทุกคนสามารถตรวจสอบรายละเอียดอาการเสีย ลิงก์รูปถ่าย พร้อมใส่ความคิดเห็น (Comments) และคลิกปุ่ม Approve หรือ Reject ได้ทันที

Step 8: การตอบรับการอนุมัติผ่านอีเมล Outlook

• เมื่อมีการส่งแบบฟอร์มเข้ามา ผู้อนุมัติที่ถูกระบุไว้จะได้รับอีเมลการ์ดขออนุมัติ (Actionable Message) ใน Outlook ทันที

• ผู้อนุมัติสามารถอ่านรายละเอียดปัญหา วันที่แจ้ง และคลิกลิงก์เพื่อตรวจสอบรูปถ่ายอาการเสียได้จากในอีเมล
• คลิกปุ่ม Approve (หรือ Reject)
• (Optional) กรอกความคิดเห็นเพิ่มเติมในช่อง Comments
• คลิกปุ่ม Submit เพื่อส่งผลการตัดสินใจเข้าสู่ระบบ

Step 9: ตรวจสอบสรุปผลการอนุมัติใน Power Automate (Run History)

1. เนื่องจากตั้งค่าเป็น Everyone must approve ระบบจะรอให้ผู้อนุมัติทุกคนที่ระบุไว้ในช่อง Assigned to กดอนุมัติครบทุกคนก่อน จึงจะเปลี่ยนสถานะ Flow เป็นทำงานสำเร็จ
2. เข้าไปที่หน้า Power Automate เปิดดูประวัติการรันในหัวข้อ Run history แล้วคลิกเลือกรายการที่ทำงานสำเร็จ (Succeeded)
3. คลิกเปิดดูรายละเอียดของ Action Start and wait for an approval ในกล่อง OUTPUTS จะพบสรุปผลดังนี้:
   1. Response summary: แสดงรายชื่อผู้อนุมัติทุกคนพร้อมคำตอบ เช่น Approver: Phornchita Silaon [Nut] -> Response: Approve และ Approver: Test02 FusionSoft -> Response: Approve
   2. Outcome: แสดงสถานะรวมของการอนุมัติ เป็น Approve, Approve (อนุมัติสมบูรณ์)
   3. Completion date: แสดงวันและเวลาที่กระบวนการอนุมัติของทุกคนเสร็จสิ้นสมบูรณ์

ขั้นตอนการสร้างและใช้งานระบบอนุมัติแบบ First to Respond

Step 1: ตั้งค่าประเภทการอนุมัติเป็น First to Respond

• ในหน้าสร้าง Flow ของ Power Automate (ต่อจาก Trigger When a new response is submitted และ Action Get response details) ให้เพิ่ม Action Start and wait for an approval
• ในช่อง Approval type: ให้คลิกเลือกตัวเลือก Approve/Reject – First to respond (ระบบจะส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติทุกคนที่ระบุพร้อมกัน แต่ขอเพียงมี คนใดคนหนึ่ง กดอนุมัติหรือปฏิเสธคนแรก ระบบจะจบกระบวนการทันทีโดยไม่ต้องรอคนอื่น)

• Title: กำหนดชื่อเรื่องคำขออนุมัติ เช่น มีรายการแจ้งซ่อมใหม่: ตามด้วย Dynamic content ประเภทอุปกรณ์ และระดับความเร่งด่วน
• Assigned to: ใส่ระบุอีเมลของผู้อนุมัติหลายๆ คน (เช่น ทีมช่างหรือฝ่าย IT หลายคน) โดยใช้เครื่องหมาย ; คั่นระหว่างอีเมล
• Details: กรอกรายละเอียดข้อมูลคำขอ เช่น ผู้แจ้ง, อาการเสีย, วันที่แจ้ง และลิงก์รูปถ่าย
• กดปุ่ม Save บริเวณมุมบนขวา

Step 2: การทำงานของระบบเมื่อมีคำขอแจ้งซ่อมเข้ามา

1. เมื่อผู้ใช้งานกรอกข้อมูลแจ้งซ่อมผ่าน Microsoft Forms ระบบ Power Automate จะเริ่มรัน Flow ทันที โดยแสดงสถานะ Your flow is running… ในหน้า Flow designer
2. ระบบจะส่งอีเมลการ์ดขออนุมัติ (Actionable Message) ไปยังกล่องข้อความ Outlook ของผู้มีสิทธิ์อนุมัติทุกคนในกลุ่มพร้อมกัน

Step 3: การตอบรับคำขอของผู้อนุมัติคนแรก

1. ผู้อนุมัติคนใดคนหนึ่งที่เห็นอีเมลแจ้งเตือนก่อน สามารถตรวจสอบรายละเอียดอาการเสีย
2. คลิกปุ่ม Approve (หรือ Reject) เพิ่มความคิดเห็นในช่อง Comments แล้วกด Submit เพื่อตัดสินใจได้ทันที
3. เมื่อผู้อนุมัติคนแรกส่งคำตอบแล้ว การ์ดขออนุมัติในกล่องข้อความของผู้มีสิทธิ์อนุมัติคนอื่นๆ จะถูกอัปเดตสถานะอัตโนมัติว่ามีผู้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว

Step 4: ตรวจสอบผลลัพธ์ใน Power Automate (Run History)

1. เข้ามาตรวจสอบที่หน้า Run history ของ Power Automate จะพบสถานะเป็น Succeeded
2. เมื่อคลิกเปิดดูในกล่อง OUTPUTS ของ Action Start and wait for an approval จะแสดงผลสรุปดังนี้:
   1. Response summary: แสดงรายชื่อและอีเมลของผู้อนุมัติคนที่กดตอบกลับคนแรก เช่น Approver: Test02 FusionSoft -> Response: Approve
   2. Outcome: แสดงผลการอนุมัติเป็น Approve
   3. Completion date: บันทึกวันและเวลาที่ผู้อนุมัติคนแรกกดตอบกลับสำเร็จ

ขั้นตอนการสร้างระบบส่งแจ้งเตือนการอนุมัติ (Approve / Reject)

Step 1: เพิ่มเงื่อนไขตรวจสอบการอนุมัติ (Condition)

1. ในหน้า Power Automate Designer (ต่อจาก Action Start and wait for an approval) ให้กดปุ่ม + New step
2. ค้นหาและเลือก Control ชื่อ Condition
3. ตั้งค่าช่องเงื่อนไขดังนี้:
   1. ช่องซ้าย: เลือก Dynamic content ชื่อ Outcome (จากขั้นตอน Start and wait for an approval)
   2. ช่องกลาง: เลือกเงื่อนไขเป็น is equal to
   3. ช่องขวา: พิมพ์คำว่า Approve

Step 2: ตั้งค่าฝั่งอนุมัติผ่าน (If yes)

1. ในกล่อง If yes คลิก Add an action เลือก Action Send an email (V2) ของ Outlook
2. To: ใส่ Dynamic content อีเมลของผู้แจ้งซ่อม (Responders’ Email หรือ อีเมลผู้ส่งจากฟอร์ม)
3. Subject: ระบุหัวข้ออีเมล เช่น ได้รับข้อมูลการแจ้งซ่อม [ประเภทอุปกรณ์] ของคุณแล้ว
4. Body: กรอกข้อความยืนยันการรับเรื่อง เช่น เราได้รับข้อมูลการแจ้งซ่อมอุปกรณ์ของคุณเรียบร้อยแล้ว ขณะนี้เรื่องกำลังถูกส่งต่อไปยังทีมช่างที่เกี่ยวข้อง… พร้อมแนบรายละเอียดคำขอ

Step 3: ตั้งค่าฝั่งปฏิเสธคำขอ (If no)

1. ในกล่อง If no คลิก Add an action เลือก Action Apply to each (หรือ Send an email (V2))
2. ตั้งค่าการส่งอีเมลแจ้งผลปฏิเสธไปยังผู้แจ้งซ่อม:
   1. Subject: ระบุหัวข้อ เช่น แจ้งผลการตรวจสอบ: รายการแจ้งซ่อม [ประเภทอุปกรณ์] ไม่สามารถดำเนินการได้
   2. Body: ระบุข้อความปฏิเสธ พร้อมดึง Dynamic content ชื่อ Comments (ความคิดเห็นจากผู้อนุมัติ) มาแสดงเป็นเหตุผลในการปฏิเสธคำขอ
3. คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก Flow

Step 4: ทดสอบกรณีปฏิเสธคำขอ (Reject Case)

• เมื่อมีรายการแจ้งซ่อมส่งเข้ามา ผู้อนุมัติทำการตรวจสอบผ่าน Microsoft Teams หรือ Outlook

• กรอกเหตุผลในช่อง Comments (เช่น ภาพที่แนบมาไม่ชัดเจน และไม่ได้ระบุหมายเลขเครื่อง…) แล้วกดปุ่ม Reject

• เงื่อนไขใน Condition จะประมวลผลได้ค่าเป็น false ระบบจะวิ่งเข้าฝั่ง If no

• ผู้แจ้งซ่อมจะได้รับอีเมลแจ้งผลปฏิเสธการดำเนินการ พร้อมเหตุผลประกอบทันที

Step 5: ทดสอบกรณีอนุมัติผ่าน (Approve Case)

• เมื่อมีรายการแจ้งซ่อมใหม่ ผู้อนุมัติกรอกความเห็นและกดปุ่ม Approve

• เงื่อนไขใน Condition จะประมวลผลได้ค่าเป็น true ระบบจะวิ่งเข้าฝั่ง If yes

• ผู้แจ้งซ่อมจะได้รับอีเมลยืนยันว่าเรื่องได้รับการอนุมัติ และกำลังอยู่ระหว่างดำเนินการโดยช่างผู้เชี่ยวชาญ

ข้อจำกัดเรื่อง Timeout ของระบบขออนุมัติ

หนึ่งในข้อควรระวังที่สำคัญที่สุดสำหรับมือใหม่ในการใช้งานระบบอนุมัติคือเรื่อง “ระยะเวลาการรออนุมัติ (Approval Timeout)”

ข้อควรรู้เรื่อง Timeout:

• ตัว Action การอนุมัติ จะมีระยะเวลาในการรอการตอบกลับจากผู้อนุมัติได้ สูงสุดไม่เกิน 30 วัน เท่านั้น
• หากครบ 30 วันแล้ว หัวหน้างานยังไม่ได้กด Approve หรือ Reject ตัวเวิร์กโฟลว์จะขึ้นสถานะ TimedOut (ล้มเหลว) ทันที
• แนวทางแก้ไข: ควรตั้งค่าระบบแจ้งเตือนเตือนซ้ำ (Reminder) หากไม่มีการตอบกลับภายใน 3-5 วัน หรือตั้งค่าฝั่ง Configure run after ให้ระบบส่งอีเมลแจ้งเตือน Admin เมื่อเกิดเหตุการณ์ Timeout ขึ้น

การสร้างระบบขออนุมัติด้วย Power Automate Approvals ถือเป็นก้าวสำคัญที่ช่วยเปลี่ยนผ่านองค์กรเข้าสู่ระบบการทำงานแบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ช่วยลดเวลาในการรอเอกสาร ลดการใช้กระดาษลงได้ 100% แถมยังช่วยให้สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติย้อนหลังได้อย่างโปร่งใสและแม่นยำ

Q&A: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบอนุมัติ (FAQ)

Q1: ผู้อนุมัติจำเป็นต้องมีไลเซนส์ Power Automate แบบเสียเงินเพื่อกดอนุมัติงานหรือไม่?

A: ไม่จำเป็นค่ะ ผู้อนุมัติที่มีไลเซนส์ Microsoft 365 มาตรฐาน สามารถรับการแจ้งเตือนและกดปุ่ม Approve หรือ Reject ผ่านอีเมล Outlook หรือแอปพลิเคชัน Microsoft Teams ได้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมค่ะ

Q2: หากต้องการทำระบบขออนุมัติแบบหลายชั้น (Multi-level Approvals) เช่น หัวหน้าอนุมัติก่อน แล้วค่อยส่งต่อให้ฝ่าย HR ต้องทำอย่างไร?

A: คุณสามารถเพิ่ม Action Start and wait for an approval ต่อกันเป็นลำดับขั้นได้ค่ะ โดยวางกล่องอนุมัติชุดแรกสำหรับหัวหน้างานไว้ก่อน เมื่อฝั่ง Condition ตรวจสอบว่าผลลัพธ์เป็น Approve แล้ว ในฝั่ง If Yes ให้ใส่กล่องอนุมัติชุดที่สองส่งหาฝ่าย HR ต่อได้เลยค่ะ

Q3: ถ้าหัวหน้างานกดอนุมัติผ่านโทรศัพท์มือถือ ข้อความความคิดเห็น (Comments) จะถูกบันทึกเข้าระบบด้วยไหม?

A: บันทึกครบถ้วนค่ะ ไม่ว่าจะกดอนุมัติผ่าน Outlook บนสมาร์ตโฟน แอป Teams หรือหน้าเว็บ ข้อความ Comments ที่ผู้อนุมัติพิมพ์แทรกเข้ามา จะถูกเก็บบันทึกไว้ใน Dynamic Content ชื่อ Responses Comments ซึ่งสามารถนำไปบันทึกลงฐานข้อมูลหรือส่งต่อทางอีเมลได้ตามปกติค่ะ

Q4: สามารถยกเลิก (Cancel) คำขออนุมัติที่ส่งไปแล้วได้หรือไม่ หากพนักงานพิมพ์ข้อมูลผิด?

A: ทำได้ค่ะ สามารถเข้าไปที่เมนู Approvals ด้านซ้ายมือของแพลตฟอร์ม แล้วเลือกรายการในหมวด History / Sent จากนั้นกดปุ่ม Cancel approval เพื่อยกเลิกคำขอนั้นได้ทันทีค่ะ

Q5: หากต้องการส่งการ์ดอนุมัติที่มีปุ่มกดยืนยันเข้าไปในช่องแชตส่วนตัวของหัวหน้าใน Microsoft Teams โดยเฉพาะ ต้องใช้ Action ไหน?

A: สามารถใช้ Action คู่กันคือ Create an approval (เพื่อสร้างรายการอนุมัติและเอาค่าลิงก์/การ์ด) ร่วมกับ Action Post adaptive card in a chat or channel ของ Microsoft Teams เพื่อส่งการ์ดอนุมัติแบบโต้ตอบได้เข้าแชตส่วนตัวของหัวหน้าได้ทันทีค่ะ