Power Automate Data Interactions – การบันทึกอีเมลลง Excel, การใช้ SharePoint List และ Forms | Power Automate

หัวใจสำคัญสูงสุดของการพัฒนากระบวนการทำงานอัตโนมัติในระดับองค์กร ไม่ได้หยุดอยู่แค่การส่งข้อความแจ้งเตือนหรือการเช็กเงื่อนไขพื้นฐานเท่านั้น แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือ “การจัดการและจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ” หลายองค์กรต้องสูญเสียเวลาและทรัพยากรบุคคลไปกับการนั่ง Copy ข้อความจากอีเมลมาวางลงในตารางสเปรดชีต หรือการนำผลสำรวจแบบฟอร์มมานั่งคีย์ข้อมูลลงฐานข้อมูลทีละรายการ ซึ่งนอกจากจะล่าช้าแล้ว ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูล (Human Error) อีกด้วย

ใน EP.4 ที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้การใช้ตรรกะเงื่อนไข (Conditions) กันไปแล้ว แต่ในบทความนี้ เราจะขยับความเชี่ยวชาญขึ้นไปอีกขั้น โดยเน้นไปที่เทคนิค Power Automate Data Interactions ซึ่งเป็นกลไกการรับ-ส่ง บันทึก และดึงข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มอย่างเต็มรูปแบบ โดยเราจะได้เรียนรู้วิธีจัดการชุดข้อมูลร่วมกับแอปพลิเคชันยอดฮิตอย่าง Excel, Microsoft Forms และ SharePoint List เพื่อให้ระบบทำงานแทนคุณโดยสมบูรณ์ค่ะ

3 เครื่องมือจัดการข้อมูลหลัก

ก่อนลงมือสร้างเวิร์กโฟลว์ เรามาทำความเข้าใจบทบาทของแต่ละส่วนในระบบ Power Automate Data Interactions กันก่อนค่ะ:

• Excel Online (Business): ตารางสเปรดชีตยอดนิยม เหมาะสำหรับงานบันทึก Log รายการสั้นๆ หรือการประมวลผลข้อมูลที่ต้องการความยืดหยุ่นสูง (ข้อสำคัญ: ตารางในไฟล์ต้องถูกแปลงให้เป็น Excel Table เสียก่อน เครื่องมือถึงจะมองเห็นและเขียนข้อมูลลงไปได้)
• Microsoft Forms: เครื่องมือสร้างแบบฟอร์มสำรวจและแบบสอบถามออนไลน์ ทำหน้าที่เป็นช่องทางรับ Input ข้อมูลจากผู้ใช้งานภายนอกหรือพนักงานในองค์กรแบบเรียลไทม์
• SharePoint List: ฐานข้อมูลระดับองค์กร (Enterprise Database) ที่มีความเสถียร ปลอดภัย รองรับการกำหนดประเภทคอลัมน์ (Data Types) ที่ชัดเจน เหมาะสำหรับเป็นคลังข้อมูลหลักสำหรับงานที่ต้องการความแม่นยำสูง

ขั้นตอนการสร้างระบบรับแจ้งซ่อม Microsoft Forms บันทึกเข้า Excel Online

Step 1: สร้างแบบฟอร์มแจ้งซ่อม (Microsoft Forms)

• เข้าสู่ระบบ Microsoft 365 แล้วเปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Forms

• คลิกปุ่ม + New Form แล้วตั้งชื่อฟอร์มว่า “ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์ (Maintenance Request)”

• สร้างคำถามสำหรับรับข้อมูลการแจ้งซ่อม เช่น:
  • ชื่อผู้แจ้ง (Text)
  • ประเภทอุปกรณ์ที่เสีย (Choice: เช่น คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, แอร์)
  • ระดับความเร่งด่วน (Choice)
  • รายละเอียดปัญหา (Text)
  • รูปถ่ายอาการเสีย (File upload)

Step 2: เตรียมไฟล์ Excel Online สำหรับเก็บข้อมูล

• สร้างไฟล์ Excel บน SharePoint หรือ OneDrive (เช่น ในโฟลเดอร์ learningPowerApps) และตั้งชื่อว่า ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์
• จัดเตรียมหัวคอลัมน์ให้ตรงกับคำถามในฟอร์ม (เช่น ชื่อผู้แจ้ง, ประเภทอุปกรณ์ที่เสีย, ระดับความเร่งด่วน, รายละเอียดปัญหา, รูปถ่ายอาการเสีย)
• ทำการคลุมข้อมูลทั้งหมดแล้วแปลงเป็น Excel Table (โดยไปที่แท็บ Insert เลือก Table และตั้งชื่อ Table เช่น T_MaintenanceRequest)

Step 3: สร้าง Flow เชื่อมต่อ Forms ไปยัง Excel ใน Power Automate

• เปิด Power Automate แล้วคลิก + New flow เลือก Automated cloud flow

• ตั้งชื่อ Flow เช่น MaintenanceRequest และเลือก Trigger เป็น When a new response is submitted (Microsoft Forms) แล้วคลิก Create
• ในช่อง Form ID: เลือกแบบฟอร์ม ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์ ที่สร้างไว้

Step 4: ดึงข้อมูลรายละเอียดคำตอบ (Get Response Details)

• คลิก + New step ค้นหาและเลือก Action ของ Microsoft Forms คือ Get response details
• ในช่อง Form ID: เลือกฟอร์มเดิม
• ในช่อง Response ID: ให้เลือกดึงค่า Dynamic Content ชื่อ Response id จากขั้นตอน Trigger ก่อนหน้ามาใส่

Step 5: บันทึกข้อมูลลง Excel Online (Add a row into a table)

• คลิก + New step ค้นหาและเลือก Action ของ Excel Online (Business) คือ Add a row into a table
• กำหนดค่าตำแหน่งไฟล์ Excel:
  • Location: เลือก SharePoint Site หรือ OneDrive ที่เก็บไฟล์
  • Document Library: เลือก Documents
  • File: เลือกไฟล์ Excel ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์.xlsx
  • Table: เลือกชื่อ Table ที่ตั้งไว้ (เช่น T_MaintenanceRequest)
• เมื่อเลือก Table ระบบจะแสดงฟิลด์คอลัมน์ทั้งหมดขึ้นมา ให้คลิกเลือกจับคู่ Dynamic Content จากฟอร์มให้ตรงกับแต่ละคอลัมน์ (เช่น ชื่อผู้แจ้งใส่ช่อง ชื่อผู้แจ้ง, รายละเอียดปัญหาใส่ช่อง รายละเอียดปัญหา)
• คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก Flow

Step 6: ทดสอบส่งฟอร์มและตรวจสอบการรัน Flow (Run History)

• ไปที่แบบฟอร์ม ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์ แล้วทดลองกรอกข้อมูลจำลอง พร้อมแนบรูปถ่ายแล้วกด Submit จะพบหน้าจอแสดงข้อความ Your response was submitted

• กลับมาที่หน้า Power Automate แล้วเปิดดูที่แถบ Run history จะพบว่า Flow ทำงานสำเร็จโดยมีสถานะเป็น Succeeded

Step 7: ตรวจสอบผลลัพธ์ใน Excel Online

• เปิดไฟล์ Excel Online (ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์.xlsx) ที่ตั้งค่าไว้
• จะพบว่าข้อมูลจากการกรอกฟอร์ม ทั้งชื่อผู้แจ้ง, ประเภทอุปกรณ์, ระดับความเร่งด่วน, รายละเอียดปัญหา รวมถึงลิงก์ไฟล์รูปภาพ ถูกบันทึกเพิ่มเข้าไปในตาราง Excel เป็นแถวใหม่โดยอัตโนมัติทันที

ขั้นตอนการสร้างระบบรับแจ้งซ่อม Microsoft Forms บันทึกข้อมูลลงใน SharePoint List

หากองค์กรต้องการเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูลของ SharePoint เพิ่มเติม สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้:

• เข้าไปที่ SharePoint Site แล้วคลิกสร้าง List ใหม่ ตั้งชื่อว่า Maintenance_Request พร้อมจัดเตรียมคอลัมน์ให้สอดคล้องกับฟอร์ม

• กลับมาที่หน้า Flow Designer ของ Power Automate แล้วคลิก + New step
• ค้นหาและเลือก Action ของ SharePoint คือ Create item
• กำหนดค่า Site Address และ List Name เป็น Maintenance_Request
• ทำการจับคู่ Dynamic Content จากฟอร์มลงในแต่ละฟิลด์ของ SharePoint List รวมถึงเพิ่ม Expression แปลงวันที่ (FormatDateTime) หากจำเป็น แล้วกด Save
• เมื่อมีการส่งฟอร์มเข้ามา ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลลงทั้ง Excel Online และ SharePoint List พร้อมกันในคราวเดียวอย่างมีประสิทธิภาพ

เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างบันทึกเข้า Excel Online และ บันทึกข้อมูลลงใน SharePoint List

ขั้นตอนการทำ Data Migration ย้ายข้อมูลจาก Excel เข้า SharePoint List

Step 1: สำรวจตารางข้อมูลต้นทางใน Excel Online

1. เปิดไฟล์ Excel Online ต้นทาง (เช่น ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์.xlsx)
2. ตรวจสอบว่าข้อมูลถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบ Excel Table เรียบร้อยแล้ว (เช่น ชื่อตาราง T_MaintenanceRequest)

Step 2: ดึงข้อมูลทั้งหมดจาก Excel (List rows present in a table)

1. ในหน้า Power Automate คลิก + New step ค้นหาและเลือก Action ของ Excel Online (Business) คือ List rows present in a table
2. กำหนดค่าตำแหน่งไฟล์ Excel:
   1. Location: เลือก SharePoint Site หรือ OneDrive ที่เก็บไฟล์
   1. Document Library: เลือก Documents
   1. File: เลือกไฟล์ Excel ต้นทาง (ระบบแจ้งซ่อมอุปกรณ์.xlsx)
   1. Table: เลือกชื่อตาราง Excel (T_MaintenanceRequest)

Step 3: วนลูปย้ายข้อมูลทีละแถวลง SharePoint List (Apply to each)

1. คลิก + New step ค้นหาและเลือก Action Apply to each (หรือลาก Action SharePoint เข้ามาเพื่อให้ระบบสร้างให้อัตโนมัติ)
2. ในช่อง Select an output from previous steps: เลือก Dynamic content ชื่อ value ที่ได้จากขั้นตอน List rows
3. ภายในบล็อก Apply to each ให้เพิ่ม Action Create item (SharePoint)
4. กำหนดค่า Site Address และ List Name ไปยัง SharePoint List ปลายทาง (Maintenance_Request)
5. ทำการจับคู่ Dynamic content แต่ละฟิลด์จาก Excel ให้ตรงกับคอลัมน์ใน SharePoint List (เช่น ชื่อผู้แจ้ง, ประเภทอุปกรณ์ที่เสีย, ระดับความเร่งด่วน, รายละเอียดปัญหา)
6. คลิกปุ่ม Save บริเวณมุมบนขวาเพื่อบันทึก Flow

Step 4: สั่งรัน Flow และตรวจสอบประวัติการทำงาน (Run History)

1. สั่งรัน Flow แบบ Manual (หรือ Trigger ตามที่กำหนด) เพื่อเริ่มกระบวนการ Migration
2. เปิดดูที่หน้า Run history จะพบบล็อก Apply to each กำลังประมวลผลวนลูปทีละรายการ (เช่น แสดงผลการทำงานรายการที่ 1 of 51)
3. รอจนกว่า Status จะเปลี่ยนเป็น Succeeded

Step 5: ตรวจสอบข้อมูลปลายทางใน SharePoint List

1. เปิดเข้าไปยัง SharePoint List ปลายทาง (Maintenance_Request)
2. จะพบว่ารายการข้อมูลทั้งหมดถูกนำเข้าและสร้างขึ้นเป็น Item ใหม่ทีละแถวเรียงตามลำดับจาก Excel Online เรียบร้อยครบถ้วน!

การเรียนรู้เทคนิค Power Automate Data Interactions ทั้งการเก็บบันทึก Log อีเมลลงในตารางสเปรดชีต, การจัดการข้อมูลแถวเฉพาะเจาะจง, การรับ Input ผ่านแบบฟอร์ม Microsoft Forms ไปจนถึงการจัดเก็บลงคลังข้อมูล SharePoint List ถือเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยเปลี่ยนผ่านจากการใช้งานระบบอัตโนมัติระดับเริ่มต้นไปสู่การเป็นนักพัฒนาระบบอัตโนมัติระดับกลางอย่างแท้จริง

Q&A: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล (FAQ)